otomasyon

ARŞİV TAKİP SİSTEMİ

16 Temmuz 2008 tarihinde yayınlanan 2008-16 numaralı Başbakanlık genelgesi ile tüm devlet kurum ve kuruluşlarının faaliyetleri sonucu oluşan belgelerin kayıt altına alınması ve bu belgelerin istenildiği anda erişilebilir şekilde yönetilmesi belirtilmiştir. Genelgenin yayımı tarihinden itibaren ilgili kamu kurum ve kuruluşlarınca iki yıl içinde standarda uyumlu hale getirilmesi istenmiştir.

Arşiv Takip Sistemi, kamu kurum ve kuruluşlarının yönetmeliklere uygun olarak arşivlenmesi gereken ödeme evrakı, beyanname, ruhsat vb. gibi dokümanların veri tabanında tutulmasını ve istenildiğinde yeniden kolayca ulaşılmasını, elektronik ortamda evrak ve dokümanların sağlıklı bir şekilde muhafaza edilmesini sağlar. Mevzuatın gerekçeleri dikkate alınarak hazırlanmış uygulamalara ilişkin değişiklikler otomatik olarak güncellenir.

Belsis; Belediyelerin bu konudaki ihtiyaçları için geliştirmiş olduğu ve bu konuda daha önceden çalışma yapmış olan belediyelerimizin kullanmakta olduğu Arşiv Takip Sistemi 'ni her ölçekteki belediyelerimizin kullanabilmesi için gereken özveriyi göstererek fiyatlandırmasında yeni bir düzenlemeye gitmiştir.

İmar Ruhsat Arşivi Otomasyonu

Projenin Amacı ve Faydaları:

Proje Belediyenin imar birimlerinde takip edilen ruhsat işlemleri sonucu Belediye arşivlerinde oluşan ruhsat dosyalarını elektronik ortama aktarılması amacı ile hazırlanmıştır.  Proje sonunda belediye İmar ruhsat arşivlerinde yer alan dosyalarda sürekli bakması yada kontrol etmesi gereken bilgilere elektronik ortamdan ulaşarak önemli bir zaman kazancı sağlayacaktır. Projede ruhsat dosyalarının içerisinde en sık aranılan bilgiler, indeks bilgileri artık elektronik ortamdan ulaşılabilir ve sorgulanabilir olacak. Ruhsat dosyasında bulunan evraklar da taranarak elektronik ortama aktarılacak ve bu belgelerin orijinallerine bilgisayar başından ulaşabilme imkanı gelecektir. Bu sayede hem dosyadaki evraklara erişim kolaylığı hem de dosyadaki evrakların sürekli çıkarılıp takılması ile oluşabilecek hasar ve kayıplar önlenmiş olacaktır.

Elektronik ortama aktarılan imar arşivi sayesinde Belediye sorumluluk sahasındaki binaları daha rahat denetler hale gelerek ruhsata aykırı yapılaşma ve ruhsatsız yapılaşma gibi ihlalleri kontrol altına alabilecektir. Ruhsat işlemlerinin ve kontrollerinin takibinin yapılabilir hale gelmesi ile Belediye gelirlerinde de ciddi artışlar olacaktır.

1. Ruhsat Arşiv Otomasyonu ve Veri Girişi

Proje İş Kalemleri (Belsis Sorumlu)

1-Ruhsat Dosyalarının tasnif edilmesi. Tasnif işleminde belediye personeli dosyaların yerleri ve içerikleri hakkında bilgi verecektir.

2-Dosyaların içerisinden taranacak evrakların ayıklanması

3-Taranacak evrakların taranarak depolanması

4-Ruhsat dosyaları ile ilgili veri girişi yapılması. Girilecek veriler İnşaat ruhsat tarihi, İnşat ruhsat yılı, İnşaat ruhsat numarası,  İnşaat ruhsat sahibi, paftası, adası, parseli, Yapı kullanım izni aldı ise yılı ve dosya numarası.

5-Girilen ruhsat verilerinin taranan evraklarla ilişkilendirilmesi

6-Ruhsat dosyalarının arşive geri yerleştirilmesi

7-BelsisNET ruhsat modülü üzerinden sorgulanabilir halde projenin teslimi.

1.2. Proje İş Kalemleri (Belediye Sorumlu)

1-Projenin yapılacağı çalışma ortamının temin edilmesi

2-Ruhsat arşivinden dosya alınması ve geri yerleştirilmesi konusunda bilgili yardımcı olabilecek personel görevlendirilmesi

2. UYGULAMA YAZILIMLARI

v     İmar Ruhsat Takip Sistemi

v     İmar-TÜİK Entegrasyon Yazılımı

v     İmar Arşiv Takip Sistemi

v     Yapı Denetim Takip Sistemi

ELEKTRONİK DİGİTAL ARŞİV SİSTEMİ

Sunulan projemiz;

1.      Projenin amacı ve faydaları,

2.      Açıklamalar ve taahhütleri,

3.      Verilecek Yazılım ürünleri, özellikleri ve fiyatlandırılmasını,

4.      Projenin uygulamaya konulmasını, bu süreçteki iş kalemlerini ve bu iş kalemlerinin sorumlu yürütücüsünü (Belsis / Belediye).

5.      Donanım ürünleri, özellikleri ve fiyatlarını

6.      Eğitim ve destek hizmetleri konularındaki açıklamaları İçermektedir.

1. Projenin Amacı ve Faydaları

Sunulan projemiz;

Belediyenin tüm birimlerinde takip edilen değerli evrak niteliğindeki (ruhsat, Beyanname, Ödeme Emri, Encümen Kararı, Abonelik Sözleşmesi Vb. ) Belediye arşivlerinde oluşan değerli evrakların elektronik ortama aktarılması amacı ile hazırlanmıştır.  Digital Arşiv Projesi sonunda belediye arşivlerinde yer alan dosyalarda sürekli bakılması ya da kontrol edilmesi gereken bilgilere elektronik ortamdan ulaşarak önemli bir zaman kazancı sağlayacaktır. Proje ile arşiv dosyalarının içerisinde en sık aranılan bilgiler, indeks bilgileri artık elektronik ortamdan ulaşılabilir ve sorgulanabilir olacak. Arşiv dosyasında bulunan evraklar da taranarak elektronik ortama aktarılacak ve bu belgelerin orjinallerine bilgisayar başından ulaşabilme imkanı gelecektir. Bu sayede hem dosyadaki evraklara erişim kolaylığı hem de dosyadaki evrakların sürekli çıkarılıp takılması ile oluşabilecek hasar ve kayıplar önlenmiş olacaktır.

Digital Arşiv Projesi kapsamında elektronik ortama aktarılan imar arşivi sayesinde Belediye sorumluluk sahasındaki binaları daha rahat denetler hale gelerek ruhsata aykırı yapılaşma ve ruhsatsız yapılaşma gibi ihlalleri kontrol altına alabilecektir. Ruhsat işlemlerinin ve kontrollerinin takibinin yapılabilir hale gelmesi ile Belediye gelirlerinde de ciddi artışlar olacaktır.

2. AÇIKLAMALAR VE TAAHÜTLER

2.1. .... Belediyesi arşivlerinde yer alan A3 ve A4 kağıt boyutundaki arşivlenmesi istenen tüm evraklar profesyonel araçlar ile digital ortama Firmamız tarafından aktarılacaktır. Veri aktarım işi belediyenin birimlerine göre ve Belediye ile birlikte tespit edilecek öncelik sırasına göre yapılacaktır.

2.2. Tarama işlemi yapılan dosyalar üzerine "ARŞİVLENDİ" kaşesi vurularak takibatı yapılacaktır.

2.3. Arşivden alınan dosyalar tarama işlemi tamamlandıktan sonra aynı düzende alınan yerlerine geri konulacaktır.

2.4.Projemizde yer alan "Belsis.net" e-belediye Uygulama Yazılımları Firmamızın üretimi olup, hiçbir fason üretimi içermemekte ve Belsis'in SSK kayıtları ile belgelenen uzman kadroları tarafından tasarlanıp kodlanmaktadır.

3. VERİLECEK YAZILIM ÜRÜNLERİ, ÖZELLİKLERİ VE FİYATLARI:

3.1.Arşiv Yönetim Sistemi

3.1.1.      Arşiv Yönetmeliğine uygun düzenlenmiş işleyiş ve kayıt sistemi kullanılmıştır.

3.1.2.      Müdürlük bazında arşiv oluşturma özelliği,

3.1.3.      Gizli evraklara ilişkin kilitleme ve yetkilendirme özelliği,

3.1.4.      Arşivleme işlemi yapılan dosyalar ile sistemde mevcut olan karşılıklarının ilişkilendirilmesi,

3.1.5.      Modüller içerisinden arşivlenen kayıtlara tek tuşla ulaşabilme ve çıktı alabilme özelliği,

3.1.6.      Tarama yapılan evrakların Orijinal hallerinde çıktılarının alınabilme özelliği,

3.1.7.      Geliştirilebilir tasarım mimarisi özelliği,

4. PROJENİN UYGULAMAYA KONULMASINI, BU SÜREÇTEKİ İŞ KALEMLERİNİ VE BU İŞ KALEMLERİNİN SORUMLU YÜRÜTÜCÜSÜ (BELSİS / BELEDİYE):

4.1.       Ruhsat Arşiv Otomasyonu ve Veri Girişi

4.1.1. Proje İş Kalemleri (Belsis Sorumlu)

Her bir A4 ve daha küçük sayfa  taraması ve veri girişi

Her bir A3 sayfa  taraması ve veri girişi

İş Kalemi

Açıklama

1-Ruhsat Dosyalarının tasnif edilmesi. Tasnif işleminde belediye personeli dosyaların yerleri ve içerikleri hakkında bilgi verecektir.

2-Dosyaların içerisinden taranacak evrakların ayıklanması. Taranacak evraklar A3, A4 ebadında evrak olarak hesaplanmıştır.

3-Taranacak evrakların taranarak depolanması

4-Ruhsat dosyaları ile ilgili veri girişi yapılması . Girilecek veriler İnşaat ruhsat tarihi, İnşat ruhsat yılı, İnşaat ruhsat numarası,  İnşaat ruhsat sahibi, paftası, adası, parseli, Yapı kullanım izni aldı ise yılı ve dosya numarası.

5-Girilen ruhsat verilerinin taranan evraklarla ilişkilendirilmesi

6-Ruhsat dosyalarının arşive geri yerleştirilmesi

7-BelsisNET ruhsat modülü üzerinden sorgulanabilir halde projenin teslimi.

4.1.2. Proje İş Kalemleri (Belediye Sorumlu)

İş Kalemi

Açıklama

1-Projenin yapılacağı çalışma ortamının temin edilmesi

2-Ruhsat arşivinden dosya alınması ve geri yerleştirilmesi konusunda bilgili yardımcı olabilecek personel görevlendirilmesi

4.2- Genel  Arşiv Otomasyonu ve Veri Girişi:

4.2.1.  Proje İş Kalemleri (Belsis Sorumlu)

Açıklama

1-Emlak, Çevre, muhasebe, su, yazı işleri birimlerine ait dosyaların tasnif edilmesi

Tasnif işleminde belediye personeli dosyaların yerleri ve içerikleri hakkında bilgi verecektir.

2-Dosyaların içerisinden taranacak evrakların ayıklanması

Taranacak evraklar A3, A4 ebadında evrak olarak hesaplanmıştır.

3-Taranacak evrakların taranarak depolanması

4-Emlak dosyaları ile ilgili veri girişi yapılması . Girilecek veriler sicil numarası, beyan tipi (Bina, arsa, arazi) ve beyan tarihi olacaktır. Bunlar dışında veri girişi istenirse fiyata yansıtılacaktır.

5-Çevre dosyaları ile ilgili veri girişi yapılması

6-Su dosyaları ile ilgili veri girişi yapılması.

7-Muhasebe dosyaları ile ilgili veri girişi yapılması

8-Yazı İşleri (Encümen, Meclis Kararları ve Gelen Giden Evrak) dosyaları ile ilgili veri girişi yapılması

9-Girilen verilerin taranan evraklarla ilişkilendirilmesi

10-Girilen verilerin taranan evraklarla ve sistemde kayıtlı karşılıkları ile ilişkilendirilmesi

11-Tarama yapılan dosyaların arşive geri yerleştirilmesi

12-Tarama işlemi tamamlandıktan sonra istenen arşivin portalda yayınlanabilir hale getirilmesi. Belediye yayınlanacak arşive ilişkin sınırlandırmaları belirleyecektir.

13-BelsisNET 'te verisi taranan modüller üzerinden sorgulanabilir halde projenin teslimi.

EĞİTİM VE DESTEK HİZMETLERİ:

Belsis, bir yıl süre ile, önerilen uygulama programlarına eğitim desteği vermeyi garanti eder. Kullanıcı eğitimleri için gerekli planlama belediye ile birlikte yapılacaktır. Yapılan bütün eğitim çalışmaları kayıt altına alınacaktır.